職場でできる！SDGs取り組み～ペーパーレス化～
「ペーパーレス化」とは、紙をなくすことを意味しており、あらゆる文書を紙に印刷することなく、電子化して活用することを指します。
個人で利用する範囲では、本を電子書籍で読んだり、電車に乗るときにICカードを使ったり、スマートフォンでスケジュール管理したりなどペーパーレス化を実感する機会が増えてきました。
一方で、職場では大量に紙が使われる機会がまだ多くあります。
【目次】
- なぜペーパーレス化が必要か
- ペーパーレス化のメリット
- ペーパーレス化推進のために
なぜペーパーレス化が必要か
紙の原料は木です。
紙を使うためには、森林伐採などで自然を破壊しなければなりません。
森林には二酸化炭素を酸素に変えるという重要な役割があります。
その森林が減少すると、地球全体の二酸化炭素の量が増えることとなり、温暖化にも影響が出ます。
ペーパーレス化は、森林伐採による自然破壊を軽減し、温暖化の加速を食い止めるためにも必要な対策となります。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化を行うことによって生じるメリットは環境保全だけではありません。
大きいメリットとしては以下のような点が挙げられます。
・コスト削減
文書を紙に印刷するには、紙やトナー、印刷機、シュレッダー、保管ファイルなどの備品、郵送費用、管理のための人的コストなど、さまざまなコストがかかっています。
ペーパーレス化をすることでこれら印刷にかかるコストの削減が期待できます。
また、電子化することで保管スペースも不要となるため、保管のためのキャビネットや備品といったコストの削減にもつながります。
・業務効率の向上
データ化された文書は、検索機能を使うことで必要な文書をすぐに見つけ出すことが可能となります。
その場にいない相手にもクラウドストレージやメールを活用することで情報を共有することも可能なため、情報の検索、交換、管理といった点で業務効率の向上につながります。
・セキュリティ強化
電子化された文書は、担当者ごとにアクセス制限を設けることでセキュリティを強化することができます。
バックアップを取得しておけば万が一パソコンが故障した場合でもデータを復元することが可能です。
ペーパーレス化推進のために
多くのメリットがあるペーパーレス化ですが、導入コストやITに不慣れなかたへのフォロー、これまでのやり方を変えることへの抵抗などの問題もあり、導入が難しいという企業も少なくはありません。
ペーパーレス化は、トップがその大切さを理解し、従業員に伝え、一丸となって取り組むことが重要となります。
いきなり全部をペーパーレス化し、全てデータ化してしまうのは難しいので、まずはペーパーレス化する業務や文書を特定するところから始め、段階を踏んで順にペーパーレス化を行っていくことをおすすめします。
「昔からの規定や制度、慣習だから」「紙のほうが」というかたも、これまでの働き方を見直し、限りある地球の資源を守っていきませんか？
ここまでお読みいただきありがとうございます。
「SDGs Action」では、日本の、そして世界の未来のために活動している人を社会全体で支援することを目指しています。
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